Satu sistem untuk seluruh siklus aset Politeknik Aisyiyah Pontianak: pengadaan, peminjaman aset dan alat laboratorium, pemeliharaan, hingga pelaporan.
Alur Pengajuan
Persetujuan bertingkat memastikan setiap pengadaan tercatat dan terverifikasi.
Kaprodi atau Kabag mengajukan kebutuhan beserta spesifikasi dan perkiraan biaya.
Ka. Sarpras memeriksa kelayakan, lalu meneruskan, meminta revisi, atau menolak.
Wakil Direktur memberi keputusan akhir.
Barang yang datang dicatat sebagai aset dan diberi stiker QR.
Aset disalurkan ke unit dengan Berita Acara Serah Terima.
Status pengajuan bisa dipantau pengaju kapan saja. Pengajuan yang diminta revisi kembali ke pengaju untuk diperbaiki.
Alur Peminjaman
Sistem hanya menampilkan barang yang benar-benar bebas pada jam yang Anda pilih.
Sivitas kampus dan pihak luar
Ajukan peminjaman
Isi keperluan serta tanggal dan jam pinjam, lalu pilih aset yang tersedia.
Persetujuan Sarpras
Ka. Sarpras memeriksa dan menyetujui permohonan.
Serah terima
Kondisi aset dicatat dan Berita Acara Peminjaman terbit.
Pengembalian
Kondisi diperiksa ulang. Kerusakan otomatis tercatat sebagai laporan.
Peminjam dari luar kampus memerlukan akun dari Bagian Sarana dan Prasarana.
Dosen dan mahasiswa
Masuk ke sistem
Mahasiswa melakukan ajuan peminjaman alat laboratorium bersamaan dengan kesaksian Laboran.
Pilih alat
Hanya alat yang bebas pada jam itu yang tampil. Alat tertentu khusus untuk dosen.
Persetujuan laboran
Laboran lab bersangkutan menyetujui dan Anda menerima notifikasi.
Ambil di lab
Laboran memindai QR alat saat menyerahkannya kepada Anda.
Kembalikan tepat waktu
Laboran memindai QR dan memeriksa kondisi alat. Yang terlambat diingatkan lewat WhatsApp.
Batas lama pinjam diatur per lab, dan batas mahasiswa lebih pendek daripada dosen.
Alur Pemeliharaan
Siapa pun bisa melapor kerusakan cukup dengan memindai QR, tanpa perlu masuk ke sistem.
Pindai QR pada stiker aset, lalu isi tingkat kerusakan dan keterangannya.
Sarpras, atau laboran untuk alat lab, menugaskan teknisi.
Teknisi memperbaiki, lalu mencatat biaya dan kondisi akhir aset.
Status aset diperbarui dan riwayat perbaikannya tersimpan.
Pemeliharaan preventif dan kalibrasi berjalan terjadwal. Perintah kerjanya dibuat otomatis sebelum jatuh tempo, sehingga kerusakan bisa dicegah sejak awal.
Alur Pelaporan
Stock opname dan penghapusan tercatat rapi dengan jejak audit lengkap.
Petugas memindai QR setiap aset per ruang dan mencatat kondisinya.
Temuan dikelompokkan: sesuai, beda lokasi, beda kondisi, atau tidak ditemukan. Berita acara terbit saat periode ditutup.
Aset tak layak diperiksa Ka. Sarpras, lalu diputuskan Wakil Direktur.
Berita Acara Penghapusan terbit. Riwayat aset tetap tersimpan untuk audit dan pimpinan.
Pindai QR atau masukkan kode aset untuk melihat detail, lokasi, dan kondisinya, sekaligus melaporkan kerusakan.